De waardevolle dingen

Concentreer u op de waardevolle dingen. U zult merken dat die meestal gering in aantal zijn maar wel tot vijfenzeventig percent van de totale uitgaven kunnen oplopen. In plaats van tijd te verknoeien aan het controleren van alles en nog wat, is het beter u op deze betrekkelijk weinig voorkomende, belangrijke dingen te concentreren. Op deze manier zullen uw inspanningen waardevolle resultaten opleveren, in plaats van verknoeide tijd door te proberen van alles te controleren.

Verborgen kosten 

Maar de dingen die we hierboven hebben genoemd, lenen zich veel gemakkelijker voor pogingen tot kostenbesparing dan het geval is met productiekosten; en bij zorgvuldige bestudering kan kostenbesparing op deze gebieden zeer aanzienlijk zijn. In feite kan kostenbesparing op deze gebieden veel groter zijn dan een verlaging van productiekosten waar de meeste industriewerkers mee doende zijn.

Kosten van machinepech 

Zelden realiseert men zich de volledige consequenties van het uitvallen van een defecte machine. Om te beginnen is de waardevermindering aanzienlijk. Voorts tikken de rentekosten behoorlijk aan, omdat de aanschaf van machines veel geld vergt. Dan zijn er de loonkosten van het bedienend personeel en, nog belangrijker, de hoge kosten van een dure technische dienst die nodig is om het machinepark te onderhouden. Verder de stagnatie in andere afdelingen doordat het onderdeel dat anders door de desbetreffende machine gemaakt werd, niet beschikbaar is, plus nog het feit dat de hele vertraagde productie verlies oplevert. Al deze kosten, hoewel verborgen, zijn zeer reëel en blijven oplopen zolang de machine buiten bedrijf is.

Kosten van veroudering 

De kosten van het gebruik van verouderde machinerieën en hulpmiddelen blijven doorgaans verborgen. Zo op het oog mag gebruikmaking van verouderd materiaal profijtelijk lijken, maar ervaren managers weten dat dit volkomen bedrieglijk is. Verouderde apparatuur heeft meestal tot resultaat dat er op veel kostbaarder manier gewerkt wordt dan met de nieuwste en modernste spullen — en ook is de productie veel minder.

Kosten van stilstand 

De kosten van stilstand of verloren tijd kunnen zeer hoog zijn. Wanneer een machine een pooslang stilstaat, komen alle op die machine drukkende kosten, met inbegrip van de hoge onderhoudskosten, boven op de kosten van de verminderde productie van die machine — en natuurlijk behoort verloren winst van niet geleverde productie in feite ook tot die kosten.

Kosten van gemiste kansen 

Ook dit is een belangrijke factor. Een Airbus met lege stoelen, een vrachtschip dat dagenlang in een haven moet blijven liggen omdat het wegens staking niet geladen of gelost wordt, een tanker die leeg terugvaart, het zijn allemaal voorbeelden van ‘kosten van gemiste kansen’.

Kosten van bewaking 

‘Bewaking’ lijkt misschien een vreemd woord als we het over kosten hebben, maar het kan hier wel degelijk om heel veel geld gaan. Inspectie en controle, bijvoorbeeld, kunnen veel economischer gebeuren indien uitsluitend op representatief geselecteerde punten gecontroleerd wordt. Hetzelfde principe geldt voor het nazien der boeken. Ook hier zou een verstandig beheer veel geld kunnen besparen; en kostbaar control personeel kan aanmerkelijk worden ingekrompen zonder enigerlei vermindering van effectiviteit.

Kosten van verplaatsing

Verplaatsingskosten vormen vooral een groot kostenpost in het geval van machinebouw. Deze kosten komen zelden afzonderlijk bloot in termen van geld. De gemiddelde in een fabriek vervaardigde machine bestaat uit enkele honderden onderdelen. Elk van deze onderdelen kan op zijn beurt heel wat aparte bewerkingen vergen; elk van deze aparte bewerkingen kan weer heel speciale apparatuur vereisen; en elke machinale bewerking moet wellicht worden geïnspecteerd. We zien dus dat de kosten van verplaatsing binnen een bedrijf kolossaal kunnen zijn. Daarom is het zo belangrijk dat de fabrieksindeling en de werkzaamheden zodanig georganiseerd zijn dat verplaatsing van materiaal tot een minimum beperkt wordt. Nog voordat het werk in de fabriek kan beginnen, is er al de toevoer van goederen van de talrijke leveranciers naar de fabrieksmagazijnen en dan van de magazijnen naar de verschillende machines. Dan komt de verplaatsing binnen de fabriek, zoals we al hebben beschreven, van de ene productieafdeling naar de andere. Wanneer de producten gereed zijn moeten ze worden verpakt en gekrat en naar het pakhuis en van daar naar de wederverkopers worden vervoerd. Dit alles kan oplopen tot grote sommen gelds. Naar schatting zouden, als er een werkelijke berekening van werd gemaakt, de verplaatsingskosten bij de fabricage van een machine kunnen neerkomen op bijna dertig percent van de kostprijs van het product.

Inkoop

Inkopen is net zo belangrijk zo niet belangrijker dan verkopen omdat meestal ruim zestig percent van de verkoopprijs inkoopkosten van goederen en materialen omvat. Inkopen betekent niet alleen maar aanschaffen. Het betekent integratie van het ontwerp, opsporen van materialen, het juiste type materiaal en bovendien het uitplussen van de eenvoudigste en voordeligste manier om iets te laten maken.

Sommige ondernemingen zijn zo bezeten van de wens om goed in te kopen, dat ze zich niet realiseren dat het goedkoopste vaak het kostbaarste is. Als we het over kosten hebben, is het niet alleen de prijs die telt. Het gaat ook om de betrouwbaarheid van een product, de beschikbaarheid van onderdelen en de kans op mankementen. Ofschoon oponthoud,  ergernissen en zenuwspanning niet in geld kunnen worden uitgedrukt, zijn het beslist heel reële dingen die als ze konden worden opgeteld tot kapitalen zouden oplopen. En wat te zeggen van de winst die verloren gaat doordat er geen producten kunnen worden gemaakt als er een machine uitvalt? Dit alles tikt aan. Als u dus koopt, hou dan rekening met het totaalbeeld.

Kostenvermindering in verwerkingsindustrieën 

In vele verwerkingsbedrijven, zoals een aluminiumpletterij of een papierfabriek, treedt aanmerkelijk verlies op als alle verrichtingen geïntegreerd zijn en tegelijkertijd moeten gebeuren. Er kunnen grote kostenbesparingen worden bereikt door sommige van de fabricage- en afwerking procedés te ontkoppelen.

Kosten van distributie 

Waar gewerkt wordt met een groot aantal wederverkopers, kunnen de distributiekosten hoog oplopen. Soms kan het zelfs raadzaam zijn flink wat kleine wederverkopers af te stoten.

Kosten van financiering 

Het is pas sinds kort dat men zich begint te realiseren dat de financieringskosten een belangrijke uitgavepost vormen. Rente- en dividendverplichtingen behoren tot de grootste kostenelementen aangezien, als er niet voldoende dividend wordt betaald, een bedrijf zonder kapitaal zou komen te zitten, met dreigende ondergang voor de deur. Doorgaans is leningen aangaan een goedkopere financieringsmethode dan uitgifte van aandelen, omdat rente op leningen als onkostenpost fiscaal aftrekbaar is en een lening bovendien kan worden afgelost wanneer die niet langer nodig is. Dit kan uiteraard niet met aandelenkapitaal.

Als we het over financieringskosten hebben, moeten we niet alleen aan rente en dividend denken: afschrijving en onderhoud behoren ook tot deze categorie te worden gerekend. Immers, afschrijving is in feite terugbetaling van geld dat in één groot bedrag geïnvesteerd is voor de aankoop van outillage; en onderhoudskosten moeten worden gemaakt om die outillage in goede conditie te houden. Strikt genomen vallen dus afschrijving en onderhoud eveneens onder de financieringskosten.

Ook gaat men meer en meer het belang inzien van het zo laag mogelijk houden van inventaris, werk in uitvoering en voorraden, aangezien hierin de grootste elementen voor de financieringskosten schuilen. Het is natuurlijk onmogelijk de financieringskosten exact in de verkoopprijs te taxeren; maar als we rekening houden met de rente op bedrijfskapitaal en afschrijving en onderhoud van machines, en de rente op bij grossiers en wederverkopers uitstaand geld, en de winstmarges van fabrikant, grossier en kleinhandelaar, kunnen de financieringskosten wel eens oplopen tot maar liefst dertig percent van de verkoopprijs.

Vanwege de nauwe relatie tussen financieringskosten en inventaris trekken vele bedrijven een gezaghebbende ‘manager materialen’ aan. Het is zijn taak om in een onderneming productie, kwaliteit, ontwerp, marketing, distributie en doorvoer van grondstoffen zodanig te coördineren dat de in voorraad liggende en voor het in uitvoering zijnde werk bestemde materialen zo krap mogelijk worden gehouden. De ontwerpafdeling kan de geest krijgen en het volmaakte product ontwerpen, maar hoe zit het met de kosten van materiaal en de vele onderdelen die nodig zijn om het product te maken? Kunnen bij gebruikmaking van goedkopere materialen toch dezelfde resultaten worden bereikt? Kan de ingewikkeldheid van het ontwerp verminderd en vereenvoudigd worden? Op dit punt kan de coördinatie van een gezaghebbende materiaalmanager van groot nut zijn.

Begrotingen

Een manager moet vooruitzien en begrotingen maken; een begroting is, in feite, een plan voor de toekomst. Een manager moet erop toezien in hoeverre feitelijke resultaten overeenstemmen met de begroting. Tenzij elke uitgavepost begroot of voorzien is, dreigt er verspilling.

Begrotingen zijn de actieplannen van een bedrijf voor de toe. komst. Deze plannen worden uitgedrukt in termen van geld en zijn opgesteld voor het lopende jaar en vaak ook voor vele jaren vooruit. Opstelling van begrotingen dwingt de betrokkenen plannen te maken, problemen te voorzien, en verspilling te voorkomen. Een begroting vertelt u ook hoe u ten opzichte van uw plannen vordert, want u ziet eruit hoe de werkelijk gemaakte kosten staan ten opzichte van de voorziene uitgaven. Tenzij u een begroting voor iedere uitgave hebt, is de kans groot dat de uitgaven de pan uit rijzen. Begrotingen moeten echter worden voorbereid en goedgekeurd door de mensen die zich eraan moeten houden en niet door handige jonge kerels in een ver verwijderd hoofdkantoor.